Sơ Đồ Tổ Chức Của Khách Sạn 3, 4 Sao Làm Báo Cáo Thực Tập nội dung bài viết phù hợp với các bạn sinh viên chuẩn bị đi thực tập hoặc chuẩn bị làm báo cáo về ngành Khách sạn, bài viết được chúng tôi thu thập từ nguồn dữ liệu chất lượng nên các bạn có thể yên tâm kham thảo. Nội dung bài viết bao gồm: sơ đồ cơ cấu quản lý tổ chức của khách sạn, chức năng và nhiệm vụ các phòng ban của khách sạn.
Quá trình làm báo cáo thực tập, các bạn học viên có thể xem qua dịch vụ viết thuê báo cáo thực tập của Luận Văn Trust để được hỗ trợ tư vấn đè tài và báo giá viết báo cáo trọn gói nhé.
Mục lục
1. Sơ đồ cơ cấu quản lý tổ chức của khách sạn 3, 4 sao
( Nguồn: Phòng nhân sự Windsor Plaza Hotel )
Mô hình tổ chức này Sơ Đồ Tổ Chức Của Khách Sạn tạo sự nhất quán trong tổ chức công việc. Ban giám đốc sẽ ra các chính sách kinh doanh và ban hành cho các Giám đốc từng bộ phận sau đó sẽ phổ biến trực tiếp cho các nhân viên dưới quyền.
2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Khách Sạn 3, 4 Sao
- Branch Director (Giám đốc điều hành): Đưa ra quyết định và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn. Thực hiện một số nhiệm vụ khác như quan hệ khách hàng tiềm năng, quan hệ với chính quyền địa phương, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình theo sự phân công lao động.
- General Manager (Tổng Quản Lý): Quản lý toàn bộ các hoạt động của nhà hàng tại chi nhánh được phân công. Bên cạnh đó: Xây dựng hệ thống quản lý cho nhà hàng, kinh doanh và tiếp thị, Quản lý tài chính, quản lý nhân sự và hành chính, quản lý tài sản hàng hóa, điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh.
- Accounting (Phòng kế toán): Quyết định các chiến lược về tài chính, tìm kiếm vốn và nguồn vốn cho khách sạn. Có các chức năng sau: lập chứng từ để chứng minh tính hợp lý của việc hình thành và sử dụng vốn kinh doanh trên cơ sở chứng từ, tổng hợp các loại chi phí phục vụ kinh doanh và tính toán riêng cho từng loại dịch vụ nhằm xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và toàn khách sạn. Lập báo cáo tài chính, cân đối tài sản theo từng tháng, quý, năm. Phân tích sự biến động của tài sản để báo cáo lên Ban Giám đốc.
- Marketing (Bộ phận tổ chức kinh doanh):Thực hiện phụ trách mảng công tác của phòng kinh doanh, tiếp thị, nghiên cứu thị trường và các đối thủ cạnh tranh; làm công tác thống kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh.
- Human Resource & Administrator (Phòng nhân sự): Thực hiện nhiệm vụ về công tác tổ chức cán bộ, ban hành các thể chế quản lý; điều hành quy chế làm việc, kỷ luật. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý lực lượng lao động trong khách sạn, tuyển dụng lao động khi các bộ phận trong khách sạn có nhu cầu bổ sung thêm nguồn nhân lực.
- Technology (Bộ phận thiết bị): kiểm tra và bảo dưỡng các trang thiết bị của khách sạn, đảm bảo quá trình và làm việc được liên tục theo trong quy trình phục vụ. Chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo trì toàn bộ các vật dụng trong khách sạn. Ngoài ra họ còn phải thực hiện các chương trình bảo dưỡng định kỳ để tránh hư hỏng các trang thiết bị cả bên trong phòng lẫn bên ngoài.
- Housekeeping (Bộ phận buồng): bảo dưỡng toàn bộ các buồng phòng, phòng họp, nhà hàng, các khu vực công cộng. Theo dõi tình hình sử dụng các trang thiết bị trong phòng ngủ, khu vực trong khối phòng ngủ. Mục tiêu của bộ phận này là kết hợp với các bộ phận khác như lễ tân và nhà hàng để phục vụ khách theo tiêu chuẩn quốc tế.
- Front Office (Bộ phận lễ tân): đại diện cho bộ mặt của khách sạn: đây là bộ phận thần kinh trung ương của một khách sạn, hầu hết các công việc, hoạt động thường ngày của khách sạn đều thông qua bộ phận này. Đây là bộ phận trực tiếp, cũng là cầu nối giữa khách hàng và khách sạn. nhận các yêu cầu đặt phòng, trả phòng, giải quyết các thắc mắc của khách về dịch vụ, giá cả…. kết hợp với các bộ phận khách giải quyết các yêu cầu, thắc mắc của khách hàng trong thời gian lưu trú.
- Security (Bộ phận bảo vệ): kiểm tra, giữ an ninh cho khách sạn cũng như các khách sạn khác, bộ phận bảo vệ của khách sạn cũng làm việc 24/24, chia làm 3 ca làm việc. Họ chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản của khách, nhân viên và cả tài sản của khách sạn. Họ còn phải bảo vệ an ninh bên trong cũng như bên ngoài khách sạn, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tất cả khách hàng và nhân viên khách sạn.
- Food & Beverage (Bộ phận nhà hàng): Tổ chức đón tiến, hướng dẫn, tiếp nhận yêu cầu và phục vụ khách đến ăn uống trong nhà hàng, phòng tiệc, hội nghị và phục vụ bên ngoài cho khách khi có yêu cầu. Tổ chức sắp xếp bàn ghế và phối hợp với phòng kỹ thuật để chuẩn bị cho các hội trường hoặc phòng họp theo hợp đồng đã ký kết. Chịu trách nhiệm chế biến các món ăn theo thực đơn do khách yêu cầu hoặc theo thực đơn của nhà hàng đưa xuống, thực hiện các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm.
3. Quản lý nhà hàng (Restaurant menager):
+ Chịu trách nhiệm về hình ảnh của nhà hàng và nỗ lực tăng doanh số bán hàng (từ khâu chuẩn bị đến dịch vụ).
+ Theo dõi nhân sự trực thuộc, đề xuất tuyển dụng và cùng với phòng nhân sự tổ chức phỏng vấn, đánh giá ứng viên.
+ Tổ chức huấn luyện, kèm cặp nhân viên mới và đào tạo huấn luyện định kỳ theo quy định nhà hàng.
+ Đánh giá nhân viên thử việc và ra quyết định ký, hoặc không ký hợp đồng chính thức với nhân viên đã qua thời gian thử việc.
+ Tổ chức phân công, công việc cho các nhân viên cấp dưới trong phạm vi quản lý.
+ Tổ chức đánh giá công việc của toàn bộ nhân viên hàng tháng.
+ Giải quyết các công việc phát sinh, các yêu cầu của khách mà NV không giải quyết được trong quá trình phục vụ khách.
+ Thực hiện nhiệm vụ phục vụ khách hàng như nhân viên phục vụ trực tiếp khi có yêu cầu của cấp trên. Tập hợp và báo cáo Giám đốc điều hành các ý kiến phản ánh của khách hàng.
+ Phối hợp với Giám đốc nhà hàng thực hiện hoạt động marketing theo chương trình của nhà hàng.
+ Báo cáo công việc hàng ngày vào cuối buổi cho Giám đốc điều hành và các công việc đột xuất khác, báo cáo công tác tuần vào cuối tuần.
+ Lập kế hoạch công tác tuần, tháng và chuyển kế hoạch cho Giám đốc điều hành.
+ Quản lý toàn bộ tài sản được giao bao gồm: Định kỳ tổ chức kiểm tra toàn bộ dụng cụ, đề xuất sửa chữa, thay thế…
+ Đề xuất các sáng kiến để cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty.
Giám sát nhà hàng:
+ Hỗ trợ Giám đốc bộ phận các công việc hàng ngày và đảm bảo chất lượng dịch vụ trong nhà hàng cũng như điều hành và quản lý nhân viên.
+ Lập phân ca tuần cho các tổ trưởng.
+ Quản lý hồ sơ đánh giá công việc tuần/tháng.
+ Giám sát công việc của các bộ phận.
+ Đôn đốc, hỗ trợ nhân viên phục vụ các bàn đã được khách đặt hàng từ trước hoặc các phòng VIP.
+ Thay mặt quản lý nhà hàng giải quyết công việc theo uỷ quyền hoặc khi quản lý nhà hàng vắng mặt.
+ Lập báo cáo công việc ngày, tuần cho quản lý nhà hàng.
+ Thực hiện đầy đủ các quy định của công ty liên quan đến quy định về tiếp nhận và xử lý thông tin, lập kế hoạch và báo cáo nội bộ.
+ Kiểm tra hoạt động bộ phận lễ tân.
+ Ghi nhận đầy đủ nội dung kiểm tra vào sổ và báo cáo các thông tin không đảm bảo tiêu chuẩn cho quản lý nhà hàng trong ngày.
+ Thực hiện nhiệm vụ phục vụ khách hàng như nhân viên phục vụ trực tiếp khi có yêu cầu của cấp trên.
XEM THÊM ==> Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức Quản Lý Của Khách Sạn 4 Sao
Tổ trưởng phục vụ:
+ Đảm bảo đầy đủ nhân viên phục vụ, phân chia nhân viên và dụng cụ phục vụ ở từng khu vực, làm việc sạch sẽ và phục vụ 1 cách hiệu quả cho nhà hàng. Phân công nhân viên, báo cáo tình hình hoạt động trong ngày trực tiếp với quản lý.
+ Chuẩn bị các công việc vào ca.
+ Quản lý toàn bộ nhân viên thuộc tầng phụ trách.
+ Quản lý các công cụ là việc của nhà hang.
+ Trực tiếp thực hiện công việc Waiter trong các trường hợp cụ thể.
+ Thực hiện công vệc kết thúc ca và báo cáo.
Nhân viên đón khách (Hostess):
+ Vai trò của nhân viên đón tiếp là chú ý tới nhu cầu của khách, đặc biệt là khi khách vừa vào nhà hàng. Nhân viên đón tiếp phải tiếp đón, chào hỏi và mời khách ngồi vào bàn.
+ Trong thời gian khách ăn, trách nhiệm của nhân viên đón tiếp là thông tin tới nhóm trường để đảm bảo rằng nhu cầu của khách luôn được đáp ứng. Nhân viên đón tiếp phải đảm bảo khi rời nhà hàng khách cảm thấy hài lòng về bữa ăn của họ.
Thông thường nhân viên đón tiếp là đầu mối giao tiếp cuối cùng với khách hàng, đó chính là cơ hội bán hàng. Khi đó, nhân viên đón tiếp phải hỏi xem liệu khách có muốn đặt chỗ trước trong thời gian tới không.
Nhân viên phục vụ bàn: Công việc của nhân viên trực bàn là đứng phục vụ trực tiếp trong khi khách sử dụng dịch vụ tại nhà hàng. Đáp ứng nhu cầu kịp thời, nhanh chóng và phối hợp với bộ phận bếp để bữa ăn của khách không bị gián đoạn.
Nhân viên quầy bar:
+ Chịu trách nhiệm và sự giám sát trực tiếp của giám đốc nhà hàng, phụ trách kinh doanh và quản lý bộ phận ăn uống, đảm bảo chất lượng phục vụ tốt, hoàn thành chỉ tiêu kinh doanh do giám đốc nhà hàng giao cho. Cụ thể:
+ Trực tiếp hỗ trợ khách hàng như bổ sung thêm trà, rót bia, rượu, thay bát, đĩa thường xuyên trong suốt thời gian phục vụ.
+ Mỉm cười và chào tạm biệt tất cả khách.
+ Thực hiện đúng quy định của công ty về vệ sinh và hình thức cá nhân, thái độ giao tiếp và phương pháp phục vụ.
+ Thực hiện các công việc khác do tổ trưởng phân công.
Sơ Đồ Tổ Chức Của Khách Sạn 3, 4 Sao Làm Báo Cáo Thực Tập Những thông tin được chúng tôi trình bày, thể hiện trong bài viết trên đều được kiểm chứng và đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, hy vọng với những thông tin mình vừa trình bày, có thể giúp cho bài báo cáo thực tập của các bạn được hoàn thiện hơn. Ngoài ra, chúng tôi còn chia sẻ rất nhiều bài viết với nhiều chủ đề khác nhau phục vụ cho bài báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp, mời các bạn theo dõi website để cập nhật những bài viết mới nhất.
Số điện thoại : 0917.193.864
Zalo : 0917.193.864
