Mục Tiêu Kiểm Soát Trong Chu Trình Chi Phí Và Dự Phòng Rủi Ro

Những vấn đề chung liên quan tới tất cả các hoạt động của chu trình

xác hoặc không hợp lệ

• Giới hạn truy cập tới tập tin chính

• Đánh giá tất cả các thay đổi trên tập tin chính

thông tin nhạy cảm

• Mã hóa dữ liệu

liệu

Kết quả hoạt động không

tốt

• Sử dụng hệ thống báo cáo quản trị

Xử lý đặt hàng

hàng so nhu cầu

• Sử dụng Bar coding hoặc RFID

• Kiểm kê kho định kỳ

cần thiết

• Đánh giá và xét duyệt yêu cầu mua hàng

• Sử dụng việc mua hàng tập trung

• Thực hiện đấu thầu hoặc lựa chọn nhà cung cấp

• Đánh giá đặt hàng mua

• Xây dựng ngân sách chi tiêu

thấp

• Đánh giá và chấp thuận việc mua hàng từ nhà cung cấp mới

• Theo dõi và giám sát chất lượng sản phẩm

• Người quản lý mua hàng chịu trách nhiệm với chi

phí làm lại hoặc chi phí đổ vỡ, hư hỏng hàng mua

• Thu thập và giám sát dữ liệu thực hiện giao hàng của nhà cung cấp

không được ủy quyền

• Đánh giá và chấp thuận việc mua hàng từ nhà cung cấp mới

• Kiểm soát các xử lý liên quan EDI

mua (kickback)

• Luân chuyển nhân viên thực hiện công việc

• Yêu cầu Bp mua hàng công bố báo cáo mâu thuẫn lợi ích cá nhân và công ty (các gắn kết lợi ích cá nhân hoặc tài chính liên quan nhà cung cấp)

• Kiểm toán nhà cung cấp

Xử lý nhận hàng

được đặt hàng

hàng

• Nhân viên nhận hàng cần ký phiếu nhập kho

• Thưởng trách nhiệm cho nhân viên nhận hàng

• Sử dụng Bar coding hoặc RFID

• Xây dựng thủ tục hệ thống kiểm tra tự động và phát hiện chênh lệch giữa đặt hàng và nhận hàng

được giao

• Kiểm toán

• Lập và ghi nhận bằng chứng từ tất cả các hoạt động giao nhận, nhập, xuất hàng tồn kho

• Kiểm kê kho và đối chiếu ghi chép kế toán

• Phân chia trách nhiệm: Thủ kho không phải là người nhận hàng

Chấp thuận hóa đơn người bán và theo dõi công nợ

• Yêu cầu biên lai thu tiền chi tiết cho việc mua hàng

bằng thẻ tín dụng của công ty (procurement card)

• Dùng hệ thống ERS

• Hạn chế tiếp cận tới tập tin chính nhà cung cấp

• Kiểm tra hóa đơn vận chuyển và sử dụng kênh giao hàng được chấp thuận

• Đối chiếu các ghi chép (mẫu tin) kế toán phải trả chi tiết với tài khoản tổng hợp

Chi tiền

đãi do thanh toán không

phù hợp

được hưởng chiết khấu

• Lập dự toán cho dòng tiền

không nhận

• Lập ngân sách (mua dịch vụ)

• Yêu cầu biên lai nộp tiền cho các chi phí du lịch

• Sử dụng thẻ tín dụng của công ty (procurement card) cho chi phí đi lại

• CHECK cần đánh số trước và đếm, kiểm thường xuyên bởi thủ quỹ

• Kiểm soát truy cập trạm nhập liệu thanh toán EFT

• Sử dụng hệ thống hạ tầng công nghệ của công ty (máy tính và ứng dụng truy cập web) để thực hiện giao dịch ngân hàng trực tuyến (online banking)

• Phân chia trách nhiệm giữa chức năng viết CHECK và kế toán phải trả

• Đối chiếu thường xuyên tài khoản ngân hàng và số tiền ghi sổ, và do người khác người làm thủ tục chi tiền

• Giới hạn truy cập tới tập tin chính nhà cung cấp

• Giới hạn số lượng nhân viên mua hàng được xử lý tạo nhà cung cấp 1 lần hoặc xử lý hóa đơn từ nhà cung cấp 1 lần

• Sử dụng “Quỹ chi tiêu lặt vặt” petty cash

• Kiểm toán đột xuất “quỹ chi tiêu lặt vặt” “Petty cash

• Sử dụng mực in và giấy đặc biệt cho in CHECK

• Hợp đồng với ngân hàng để sử dụng dịch vụ đặc biệt

giúp doanh nghiệp chống gian lận CHECK (Positive Pay service”

• Mặt hàng gì?

• Số lượng yêu cầu

• Thời gian, địa điểm cần

Ngoài ra nó có thể xác định giá yêu cầu và nhà cung cấp yêu cầu (tuy nhiên, nội dung này chủ yếu sẽ do bộ phận mua hàng quyết định)

Trưởng bộ phận kho cần xem xét và xét duyệt yêu cầu mua hàng (xét duyệt ở góc độ chịu trách nhiệm)

Các phương pháp/ cách tiếp cận xác định yêu cầu:

• EOQ : Số lượng đặt hàng tối ưu;

• MRP: Hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu

• JIT: Hệ thống quản lý hàng tồn kho kịp thời

Đầu ra: Yêu cầu mua hàng

Ứng dụng IT: Phần mềm xử lý/kiểm soát hàng tồn kho (tạo tự động yêu cầu mua hàng)

• Lựa chọn người bán. Các tiêu chí lựa chọn người bán

o Giá

o Chất lượng hàng

o Giao hàng

• Lập chừng từ

• Xét duyệt đặt hàng

• Gửi cho nhà cung cấp

Truy cập: tập tin chính hàng tồn kho, thông tin nhà cung cấp đề nghị cho hàng yêu cầu

Xử lý: tạo đặt hàng

Kết quả: tập tin đặt hàng chưa xử lý.

Ứng dụng IT: Sử dụng EDI trên mạng (EDINT) để trao đổi DL với nhà cung cấp

hàng/đặt hàng

mua (purchase order)

• Đơn đặt hàng đặc biệt/ đơn đặt hàng theo lô (purchase order) Blanket

Purchase order/blanket

order

• So sánh số đặt hàng (trên phiếu đóng gói hàng của người bán với) với số đặt hàng lưu -> xác định đúng là đặt hàng

• Đếm số lượng hàng, kiểm tra chất lượng hàng

• Lập phiếu nhập kho/ báo cáo nhận hàng (receiving report

• Tập tin đặt hàng chưa xử lý

• Thông tin giao hàng từ nhà cung cấp

• Xử lý: ghi nhận và lưu trữ DL về nhận hàng

Ứng dụng IT: barcode hoặc RFID trong đếm, nhận

hàng; EDI và công nghệ satelilite trong kiểm soát hàng luân chuyển

trong DN; ERP trong xử lý, kiểm soát nhận hàng

• Lưu ý: thủ kho cũng cần ký vào phiếu nhập kho và cung tham gia việc đếm hàng

o Đối chiếu, so khớp hóa đơn bán hàng với đặt hàng và phiếu nhập

o hàng, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng

• Ghi chép, nhập liệu, cập nhật công nợ

• Có 2 phương pháp xử lý hóa đơn để theo dõi công nợ

o Hệ thống không sử dụng bảng kê chứng từ thanh toán (nonvoucher system)

o Hệ thống sử dụng bảng kê chứng từ thanh toán (voucher system). Phương pháp này dùng Bảng kê chứng từ thanh toán (disbursement

voucher)

• Tập tin đặt hàng chưa xử lý

• Báo cáo nhận hàng

• Hóa đơn nhà cung cấp

Xử lý:

• Ghi nhận thông tin hóa đơn, nghĩa vụ thanh toán và điều kiện tương ứng

Ứng dụng IT:

• Hóa đơn điện tử

• Sử dụng hệ thống ERS

• Bảng kê chứng từ thanh toán (disbursement voucher)

• Lập kế hoạch thanh toán:dựa trên ngày nghĩa vụ thanh toán, điều khoản chiết khấu và kế hoạch dòng tiền ((cash flow budget)

• Thực hiện thủ tục thanh toán dựa trên

o Tiền mặt

o Lập SEC Thanh toán

o Chuyển tiền điện tử EFT (Electronic fun

Transfer) hoặc trao đổi dữ liệu điện tử tài chính FEDI (financial electronic data interchange)

• Dữ liệu hóa đơn mua hàng chưa thanh toán

• Dữ liệu kế hoạch dòng tiền (cash flow budget)

• Dữ liệu nhà cung cấp

Xử lý: ghi nhận thanh toán

Ứng dụng IT: Sử dụng EFT và FEDI