Quy Trình Thực Tập Hướng Dẫn Viên Du Lịch Của Sinh Viên nội dung bài viết được trích ra từ một bài báo cáo thực tập của một bạn sinh viên khóa trước ngành Du Lịch, bài viết là cả một quá trình thực tập thực tiễn tại một công ty Du Lịch, mình xin chia sẻ cho các bạn kham thảo.
Qúa trình làm luận văn thạc sĩ, các bạn học viên có thể xem qua dịch vụ viết thuê luận văn của Luận Văn Trust để được hỗ trợ tư vấn đè tài và báo giá viết luận văn trọn gói nhé.
Công tác của hướng dẫn viên bao gồm: Chuẩn bị đón khách, đón khách, tổ chức tham quan và tiễn khách.
+ Về công tác chuẩn bị đón khách.
Sau khi chương trình du lịch được khách chấp nhận mua và thanh toán tiền cho trung tâm. Bộ phận điều tour bắt đầu lên kế hoạch các công việc để chuẩn bị cho tour. Hướng dẫn viên chuẩn bị đón khách cùng với bản đồ du lịch tại nơi đến tương ứng với tour du lịch sắp được tổ chức. Khi thực hiện tour du lịch Nha Trang – Buôn Mê Thuột, và các giấy tờ cần thiết liên quan đến chuyến du lịch . Hướng dẫn viên ghi nhớ các điều khoản ghi trong hợp đồng đã được thoả thuận với khách về chất lượng các dịch vụ lưu trú, ăn uống, dịch vụ vui chơi giải trí đồng thời hướng dẫn viên phải ghi nhớ các hợp đồng giữa Trung tâm với cơ sở cung ứng dịch vụ. Do Trung tâm không có bài thuyết minh chung cho mỗi tuyến điểm du lịch mà nó được xây dựng trên cơ sở tìm hiểu qua tài liệu về tuyến điểm du lịch đó, hơn nữa lại phụ thuộc vào kiến thức của mỗi hưỡng dẫn viên do đó ảnh hưởng đến chất lượng hướng dẫn của chương trình. Hướng dẫn viên nhận giấy tờ, tài liệu phục vụ cho hoạt động hướng dẫn du lịch như: Biên bản thực hiện các dịch vụ, tiền mặt, tài liệu tuyên truyền quảng cáo, tờ rơi, tập gấp, phiếu điều tour… Mẫu các tài liệu được trình bày trong phần phụ lục của luận văn. Trang bên là phiếu điều tour của Trung tâm.
Trước khi đó khách bộ phận điều tour gọi điện xác nhận lại phòng ở khách sạn một lần nữa cho khách, nhắc nhở họ giờ đoàn khách đến để chuẩn bị đón khách. Ngoài ra hướng dẫn viên còn gọi điện xác nhận lại các dịch vụ khác như khi Trung tâm thực hiện tour Nha Trang – Buôn Mê Thuột ngoài việc hướng dẫn viên gọi điện xác nhận lại phòng ở cho khách còn phải xác nhận thuyền thăm vịnh bao gồm bao nhiêu chiếc, loại 38 chỗ hay 45 chỗ, thời gian thuyền phải có mặt ở bến đậu để phục vụ khách kịp thời tránh sự chờ đợi gây khó chịu cho khách.
+ Việc đón khách :
Hướng dẫn viên có nhiệm vụ đón khách ấn tượng của buổi gặp gỡ này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với khách du lịch. Nhận thức được vấn đề đó Trung tâm luôn nhắc nhở yêu cầu hướng dẫn viên của mình cần phải có sự thận trọng và linh hoạt trong ứng xử với đoàn khách. Cụ thể là:
Đối với khách nội địa : ở Trung tâm khi đón khách và trong quá trình hướng dẫn có sử dụng cờ và mũ có ghi tên Trung tâm. Do ở Trung tâm không có đồng phục nên tuỳ thời gian trong năm tuỳ điều kiện của nơi đến du lịch mà Trung tâm đưa ra lời khuyên về việc mang y phục nào cho phù hợp: như khi đi tour Nha Trang – Buôn Mê Thuột. Do ở Huế các điểm hấp dẫn là các di tích lịch sử do vậy hướng dẫn viên và du khách phải ăn mặc kín đáo và lịch sự: nam mặc quần tây, áo sơ mi có cổ, nữ mặc áo kín đáo, lịch sự. Khi khách đến, hướng dẫn viên mời khách lên xe và sắp xếp khách theo cơ cấu khách: người già xếp lên ngồi ghế trước, người trẻ xếp ngồi sau, nếu trong đoàn có người thân cùng đi thì sắp xếp ngồi cùng nhau. Tuy nhiên trong việc sắp xếp chỗ cho khách cũng có sự thay đổi nhất định để hài hòa lợi ích giữa các thành viên trong đoàn. Sau khi đã ổn định chỗ ngồi cho khách hướng dẫn viên kiểm tra lại hành lý của khách một lần nữa sau đó giới thiệu tên mình và lái xe với khách. Ngoài ra hướng dẫn viên còn phải làm những công việc khác do trình tự làm những công việc này cũng giống như trình tự những công tác mà hướng dẫn viên phải làm trong quá trình đón khách quốc tế. Do đó em xin trình bày ở phần sau.
Khi đã có thông báo của Trung tâm du lịch nước bạn về thời gian mà đoàn khách của họ có mặt tại cửa khẩu, hướng dẫn viên cùng người điều hành của Trung tâm có mặt tại cửa khẩu trước giờ khách đến. Thông thường hướng dẫn viên hay người điều hành tour bên phía Trung tâmbạn sắp xếp khách theo hàng đứng đợi, khi hướng dẫn viên của Trung tâm đến quá trình nhận khách giữa khách hàng với hướng dẫn viên của Trung tâm thông qua cờ và mũ mà mỗi bên đại diện đội. Sau khi xác nhận được khách, hướng dẫn viên tiến hành tặng hoa cho khách sau đó giúp khách làm thủ tục xuất nhập cảnh và kiểm tra hành lý qua cửa khẩu. Khi hướng dẫn viên làm xong mọi công việc liên quan đến việc nhập cảnh cho khách vào Việt Nam, hướng dẫn viên tập trung khách và tổ chức cho khách lên xe và sắp xếp chỗ ngồi cho khách (công việc sắp xếp chỗ ngồi cũng giống như đối với khách nội địa).
Sau khi sắp xếp ổn định chỗ ngồi cho khách, hướng dẫn viên kiểm tra lại hành lý cho khách để tránh sự thất lạc, mất mát. Hướng dẫn viên tìm vị trí cho mình trên xe để trao đổi thông tin giữa hướng dẫn viên và khách (thông thường hướng dẫn viên đứng ở đầu xe). Hướng dẫn viên cầm micro bắt đầu giới thiệu. Đầu tiên hướng dẫn viên sẽ giới thiệu tên mình và người lái xe lại một lần nữa để khách nhớ tên cũng như tạo không khí thân mật ban đầu giữa hướng dẫn viên và khách. Trên phương tiện vận chuyển hướng dẫn viên của Trung tâm luôn ân cần niềm nở tận tình giúp đỡ khách đồng thời đưa ra những câu hỏi với khách như “Bạn đến đất nước tôi lần đầu phải không?” “Chắc bạn mệt lắm sau khi chặng đường dài tới đây?” “Cô, bác, bạn có chuẩn bị nhiều cho chuyến đi này không”… Sau khi tạo được sự gần gũi với khách hướng dẫn viên tiến hành tặng mũ có ghi tên Trung tâm cho khách, việc tặng mũ này ngoài việc để hướng dẫn viên dễ quản lý đoàn còn có ý nghĩa to lớn trong công tác quảng cáo cho Trung tâm.
Trên đường dẫn khách về khách sạn thì hướng dẫn viên giới thiệu ngắn gọn về vùng đất mà khách đã qua tuy nhiên những thông tin mà hướng dẫn viên đưa ra cần căn cứ vào trạng thái, loại khách.
XEM THÊM ==> Điều Hành Chương Trình Du Lịch Là Gì? Quy Trình Điều Hành
+ Việc tổ chức sắp xếp phòng cho khách. Tại Trung tâm việc bố trí phòng cho khách tuân thủ những tiêu chuẩn nhất định và với mỗi chương trình du lịch phòng được đặt là phòng đôi. Tuy nhiên những yêu cầu về phòng đơn sẽ được đáp ứng nếu khách sạn có phục vụ.
– Đối với người quan trọng, hướng dẫn viên thường sắp xếp cho khách ở tầng 3 nơi có vị trí và khung cảnh đẹp.
– Đối với nhữngngười già, hướng dẫn viên sắp xếp cho họ ở tầng thấp như tầng hai để tiện cho việc đi lại.
– Việc sắp xếp phòng ở cho khách mà đối tượng là thanh niên thì đơn giản hơn. Họ thường được hướng dẫn viên sắp xếp ở phòng cao phù hợp với tâm lý cũng như sức khoẻ của họ.
Ngoài việc sắp xếp khách theo tính chất, cơ cấu lứa tuổi. Hướng dẫn viên tại Trung tâm còn sắp xếp khách theo quan hệ huyết thống, thân nhân trong gia đình. Công việc bố trí sắp xếp phòng được hướng dẫn viên của Trung tâm hoàn thành một cách chu đáo do vậy ít xảy ra trường hợp đáng tiếc gây tâm lý khó chịu cho khách.
+ Việc tổ chức ăn uống và tham quan du lịch cho khách:
– Tổ chức ăn uống cho khách. Trước khi nhận được chìa khoá vào phòng hướng dẫn viên thông báo giờ ăn cho khách. Việc tổ chức ăn uống cho khách theo thực đơn đã thỏa thuận với khách và với sự góp ý của cơ sở phục vụ. Do trong đoàn khách có nhu cầu ăn uống khác nhau do vậy hướng dẫn viên của Trung tâm đã xây dựng nhiều phương án khác nhau để đáp ứng mọi nhu cầu của khách. Đối với những khách ăn chay, ăn kiêng hướng dẫn viên xem xét thực đơn nếu có để tiến hành đặt xuất ăn cho khách. Tất nhiên để biết nhu cầu khách muốn ăn kiêng hướng dẫn viên phải tiến hành thăm dò ý kiến của khách trước khi chương trình du lịch được thực hiện. Trong những trường hợp yêu cầu món ăn khác trong hợp đồng đã được thỏa thuận thì hướng dẫn viên tại Trung tâm yêu cầu khách hàng trả thêm tiền. Hướng dẫn viên sắp xếp khách ngồi vào bàn, sau khi các món ăn đã đủ hướng dẫn viên bắt đầu giới thiệu khách về từng món ăn, thứ tự ăn những món ăn, giá trị dinh dưỡng của từng món ăn. Nếu khách yêu cầu hướng dẫn viên có thể giới thiệu ngắn gọn về quy trình làm món ăn mà khách yêu cầu giải thích. Hướng dẫn viên tại Trung tâm không ăn cùng với khách, sau khi khách ăn xong, nghỉ ngơi, lúc đó hướng dẫn viên mới ăn.
+ Tổ chức tham quan cho khách:
Trước buổi tổ chức cho khách tham quan hướng dẫn viên tại trung tâm thông báo cho khách về giờ giấc lịch trình chuyến thăm quan. Với mỗi chương trình du lịch, căn cứ vào tính chất của điểm, hướng dẫn viên đưa ra lời khuyên về việc mang y phục nào cho phù hợp. Do vậy một điểm mà hướng dẫn viên tại Trung tâm luôn chú ý nhắc nhở khách là nên mang theo giầy loại thấp, loại đi quen chân. Tốt nhất là khách nên mang giầy thể thao vì chúng vừa có độ bám tốt và rất nhẹ nhàng.
Trước buổi tổ chức tham quan hướng dẫn viên của Trung tâm chuẩn bị tài liệu và nắm vững nội dung của bài thuyết minh về đối tượng tham quan đó. Còn đối với những tuyến điểm du lịch mới, hướng dẫn viên thu nhận thông tin thông qua việc tìm hiểu trên sách báo, các tài liệu liên quan đến điểm du lịch đó. Tuỳ theo đối tượng tham quan, tùy theo độ dài thời gian tham quan du lịch cho đoàn khách ở mỗi điểm hướng dẫn viên tổ chức hướng dẫn cho khách sao cho hợp lý và khoa học từ việc tổ chức cho khách đứng tham quan đến thứ tự các điểm du lịch được hướng dẫn.
Trong quá trình hướng dẫn tham quan cho khách hướng dẫn viên luôn đi chung với đoàn khách, không tách riêng khách, luôn quan sát quản lý đoàn khách của mình đặc biệt tại những khu vui chơi giải trí rộng lớn và đông người, khu vực gần chợ… hướng dẫn viên luôn nhắc nhở đoàn khách đi theo đoàn , nhắc nhở đoàn khách không được đi xa. Tuy nhiên hướng dẫn viên cũng nhắc nhở khách: Nếu bị lạc trong qúa trình tham quan thì du khách nên dừng lại nói đoàn vừa đi qua hướng dẫn viên sẽ quay lại đón khách, du khách không nên tự đi tìm đoàn vì khả năng còn lạc xa hơn .
Ngoài việc hướng dẫn tham quan trong mỗi chương trình du lịch hướng dẫn viên của Trung tâm luôn tổ chức các cuộc giao lưu giữa các thành viên trong đoàn, biểu diễn văn nghệ, tham dự các lễ hội tại địa phương.
Tóm lại trong quá trình hướng dẫn tham quan hướng dẫn viên tại tour Nha Trang – Buôn Mê Thuột không chỉ thể hiện là người có trình độ, kiến thức văn hoá, năng lực mà còn thể hiện là người có văn hoá lịch thiệp, luôn tạo sự thân thiện, nhiệt tình đối với khách. Tuy nhiên trong trình suốt chuyến du lịch không thể tránh những thiếu sót nhỏ gây không ít khó chịu cho khách. Hướng dẫn viên của Trung tâm sẽ cố gắng khắc phục dần, hạn chế tối đa những thiếu sót trong những tour du lịch tiếp theo.
XEM THÊM ==> #6 Nguyên Tắc Xây Dựng Chương Trình Du Lịch
+Việc tổ chức tiễn khách:
Tổ chức tiễn khách được hướng dẫn viên của Trung tâm thực hiện một cách chu đáo, ân cần như khi đón khách.
– Đối với khách nội địa:
Sau khi hướng dẫn viên tổ chức hướng dẫn khách tham điểm du lịch cuối cùng trong hành trình, hướng dẫn viên tổ chức cho khách lên xe đồng thời giúp khách kiểm tra hành lý trên phương tiện vận chuyển hướng dẫn viên hỏi thăm sức khoẻ của khách hiện tại, trong quá trình tiêu dùng sản phẩm du lịch của Trung tâm du khách thấy không hài lòng ở dịch vụ nào. Bằng cử chỉ lời nói lịch sự nhã nhặn hướng dẫn viên phát phiếu điều tra cho khách và mong muốn du khách góp ý kiến xây dựng chương trình cùng những lời cảm ơn khách đã tiêu dùng sản phẩm du lịch của Trung tâm, hẹn quý khách trong những chương trình du lịch tiếp theo. Sau đó hướng dẫn viên đưa cho mỗi du khách một tập gấp trong đó có các chương trình du lịch mà Trung tâm đã xây dựng nhằm mục đích quảng cáo sản phẩm của Trung tâm.
– Đối với khách quốc tế:
Cụ thể là đối với khách Trung Quốc đi bằng thẻ thông hành việc tiễn khách diễn ra tại cửa khẩu hướng dẫn viên giúp khách làm thủ tục xuất cảnh và vận chuyển hành lý. Còn đối với khách Pháp sang Việt Nam bằng đường hàng không hướng dẫn viên giúp khách làm thủ tục hải quan, thủ tục thương vụ, và thủ tục công an tại sân bay.
Sau khi làm xong mọi thủ tục xuất cảnh cho khách, hướng dẫn viên chào khách và hẹn gặp lại du khách trong chương trình du lịch lần sau. Sau khi phương tiện chở khách đã chuyển bánh, hướng dẫn viên mới quay trở về Trung tâm và chương trình du lịch đã được tổ chức xong.
+ Báo cáo sau chuyến công tác:
Trung tâm đã có bảng mẫu về báo cáo tài chính sau tour. Hướng dẫn viên ghi đầy đủ các thông tin vào bảng mẫu. Tuy các thông tin trong bảng mẫu tương đối đầy đủ nhưng hướng dẫn viên còn phải báo cáo bằng miệng về tình hình của đoàn khách với Ban giám đốc Trung tâm.
Quy Trình Thực Tập Hướng Dẫn Viên Du Lịch Của Sinh Viên mọi thông tin của bài viết điều được chúng tôi kiểm chứng và đánh giá dựa trên nhiều tiêu chuẩn khác nhau, đảm bảo sự chính xác của thông tin, với những gì chúng tôi chia sẻ chúc các bạn đạt điểm cao cho bài báo cáo, khóa luận tốt nghiệp của mình. Nếu cần hỗ trợ hoặc thắc mắc những vấn đề liên quan đến bài viết xin hay zalo cho chúng tôi để được hỗ trợ.
Số điện thoại : 0917.193.864
Zalo : 0917.193.864
