Trách Nhiệm Phân Quyền Trong Quản Lý Văn Bản Điện Tử

– Đăng ký văn bản đến trong phân hệ quản lý văn bản đến.

– Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong phân hệ quản lý văn bản đến.

– Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).

– Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng).

– Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện).

– Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để tổ chức thực hiện).

* Lãnh đạo cơ quan, tổ chức: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị; lĩnh vực công tác phân công do cấp phó phụ trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong phân hệ quản lý văn bản đến và chuyển cho:

– Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách)

– Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính (để theo dõi)

– Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện)

– Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện)

– Người đứng đầu cơ quan và cấp phó của người đứng đầu cơ quan phụ trách lĩnh vực có liên quan (để báo cáo)

– Chánh văn phòng/trưởng phòng hành chính (để theo dõi)

– Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần)

– CBCCVC chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết)

– Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần)

– Văn thư cơ quan (chuyển văn bản giấy cho CBCCVC chủ trì giải quyết)

* Phó trưởng đơn vị: Tổ chức thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và báo cáo trưởng đơn vị.

– Nhận văn bản giấy do văn thư cơ quan chuyển đến

– Căn cứ nội dung của văn bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ” trong phân hệ quản lý văn bản đến.

– Nghiên cứu nội dung văn bản để thực hiện. Trường hợp văn bản yêu cầu phải phúc đáp thì soạn văn bản trả lời

– Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (ở dạng giấy và dạng dữ liệu điện tử);

– Văn bản không cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã hồ sơ”.

CBCCVC phối hợp giải quyết:

Nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến cho:

– Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo) + CBCCVC chủ trì.

– Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo.

– Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét.

– Chỉnh sửa dự thảo văn bản.

– In và trình lãnh đạo đơn vị.

– Chuyển văn bản giấy cho văn thư cơ quan

– Đăng ký văn bản đi trong phân hệ quản lý văn bản đi chuyển văn thư cơ quan.

– Kiểm tra nội dung văn bản.

– Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho:

+ Phó trưởng đơn vị (trường hợp uỷ quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết).

+ CBCCVC chuyên môn soạn thảo văn bản.

– Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

– Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;

– Ký tắt về nội dung.

Phó trưởng đơn vị: (Nếu được giao) Thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và chuyển văn bản cho trưởng đơn vị để báo cáo.

– Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày);

– Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;

– Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho:

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức (để báo cáo);

+ Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn);

+ Chánh văn phòng (để biết).

– Ký ban hành. Việc ký văn bản có thể thực hiện bằng chữ ký điện tử (nếu đã đăng ký chữ ký số và được cấp chứng thực chữ ký số theo quy định của Luật giao dịch điện tử).

Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết: Thực hiện các công việc tương tự như công việc mà cấp phó của mình thực hiện nêu trên.

– Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật.

– Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành.

– Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành gồm các việc:

+ Đóng dấu văn bản (dấu cơ quan, dấu khẩn, mật và các dấu khác).

+ Đăng ký văn bản đi trong phân hệ quản lý văn bản đi.

+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi.

+ Lưu văn bản đi.

Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho CBCCVC chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. Văn bản đi lưu tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.